Как в word 2007 сделать номера страниц

Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) Разные задачи в ECM 23 февраля 2009 г. 15:43   Добавить в закладки

Когда-то несколько лет назад, когда мы изучали представленные на рынке решения для работы с электронными формами и возможность их применения у наших клиентов, то обратили внимание на один интересный факт - если в мире имеется огромное множество продуктов для работы с электронными формами, приняты и развиваются ряд добротно проработанных стандартов, и вообще, по всей видимости, практически ни у кого не возникает вопрос по поводу того, что такие за звери e-forms, и для чего они нужны, то у нас в стране электронные формы используются крайне неохотно (не скажу, что не используют вообще, нет конечно, используют, но, даже в таких областях как, например, розничная торговля, страхование, кредиты,... - предпочитают зачастую либо печатать бланк, отдавать на ручное заполенение, а потом обратно вводить данные (при хорошем раскладе здесь будет использована система распознавания бумажных форм), либо использовать собственные решения, где оператор вводит данные со слов клиента, а потом просто распечатывает все в виде отчета).

Что тому причиной, я не знаю, возможных вариантов много: и ориентация на в целом невысокую компьютерную грамотность (хотя то, что было актуально еще в начале 2000-х годов, сейчас почти неправда), и укоренившееся в сознании главенство бумажного докмента, и Бог его знает что еще... Но вот одно из таких потенциальных препятствий, мне хотелось бы обсудить, и даже, если получится свеcти его на "нет". Этим препятствием, является то, что, в основном, работа с электронными формами реализуется специальными средствами, с которыми большинство пользователей компьютеров не сталкивались вовсе или что-то слышали, но слабо представляют что это и зачем нужно. Ну скажите, многие ли в работе сталкивлись с такими продуктами как Microsoft InfoPath или Adobe Acrobat (хотя слышали о них многие), а скольким приходилось хотябы слышать, например, об IBM Workplace Forms (кроме тех, конечно, кто внедряет или использует решения на базе Lotus)?! Собственно, по моим ощущениям, перечисленные продукты (впрочем, как и все остальные продукты для работы с электронными формами) у нас в России, почему-то, воспринимаются как некий аналог редактора экранных форм в какой-нибудь популярной среде разработки - т.е. считаются, инструментом разработчика, а не пользователя ("а зачем нам еще один редактор форм для программиста - ему и своего хватает, да он и сам говорит, что оно ему не надо - он сделат лучше")!

Поэтому, узнав что инструменты для работы с электронными формами (хотя сами разработчики предпочитают обходить этот термин - что в общем-то понятно, для электронных форм есть InfoPath) в Word 2007 был серьезно переработан, я выбрал время чтобы познакомиться с ним по-подробнее. И результат, должен признать, меня ничуть не разочаровал! А приведенный ниже пример, надеюсь, кому-то сможет помочь начать использовать новые возможности.

Однако, прежде чем приступать к практической части, давайте кратко обсудим, какие потенциальные возможности предоставляет использование электронных форм. Я бы выделил следующие плюсы:

  • Структуризация и, как следствие, упрощение ввода и контроля вводимых пользователем данных. Например, если в качестве электронной формы Вы используете шаблон заявления, то можно явно в тексте выделить поля (а также указать их тип, и, если позволяет среда для заполнения форм, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе) для ввода имени и реквизитов заявителя, дат документа, его номера (который может заполняться автоматически), и других обязательных реквизитов. Если среда при этом позволяет, то можно прямо "на лету", проверять корректность заполнения полей. Соответсвенно, будет меньше ошибок ввода и меньше ручной работы по проверке.
  • Возможность автоматической обработки данных форм. От элементарного: "достать данные из полей и положить их в один Excel-файл, а там что надо, пусть то и делают", до полноценной автоматической обработки форм в полностью автоматических процессах. Для обычного неструктурированного документа сама задача "достать данные" может превратиться в крайне нетривиальную задачу анализа форматирования, взаимного расположения частей, а иной раз и содержимого текста.

 

Ну все, хватит общих разглагольствований, давайте посмотрим, как и чего можно добиться, взяв за основу Microsoft Word 2007...

Итак, представьте себе такую задачу - к Вам обращается секретарь или бухгалтер занятый(ая) обработкой заявлений на отпуск от работников вашей компании. В вашей компании довольно высокий уровень автоматизации и все основные документы почти полностью ходят только в электронном виде (печатают документы только на последних этапах, и только те, где нужна живая подпись). Для упрощения заполнения наиболее частых документов давно разработаны полуготовые шаблоны, в которых вместо специльно выделенных подстановочных строк нужно вписать свои. Что-то вроде шаблона, который приведен на рисунке:

 

Шаблон заявления со строками подстановки

 

Форма шаблона совсем не сложная, но всегда найдется кто-то "особо одаренный", который умудится что-то напутать, написать лишнего или просто случайно стереть лишнее. А компания у вас достаточно большая чтобы процент таких одаренных стал бы серьезной проблемой... А потому, за работу!

Первым делом, вместо строчек вида [ФИО заявителя] мы вставим поля ввода. Найти эти поля можно на закладке "Разработчик", в группе "Элементы управления":

 

Элементы управления в Word 2007

 

Для задания наших полей мы воспользуемся следующими элементами:

  • Текст для поля [ФИО заявителя]
  • Поле со списком (или раскрывающийся список) для полей [год_нач] и [год_кон]
  • Выбор даты для [дата_нач], номера [дата_кон], [дата_вых] и [дата_подписи]

В результате наш документ приобретет примерно следующий вид (все прежние поля ввода заменились серым текстом с надписями навроде "Место для ввода даты", причем при если щелкнуть на любой из них будет видно, что это поле ввода):

 

Шаг 1. Вставка полей ввода

 

Теперь нужно пройтись по всем только-что вставленным полям ввода и указать для них дополнительные настройки. Вызвать окно свойств для поля можно выбрав его, и нажав кнопку "Свойства", все в той же группе "Элементы управления". В свойствах мы укажем:

  • названия полей
  • для полей с датами - формат отображения "dd.MM.yyyy"
  • для полей с выбором (которые у нас представляют года) - перечислим несколько лет.

Окно свойств, например, для поля с выбором будет выглядеть примерно следующим образом:

 

Окно свойств для элемента "Год окончания периода отпусков"

 

Собственно, вот и весь первый этап. Теперь для каждого значимого поля у нас отведен свой элемент ввода, а для отдельных полей использованы даже специальные элементы, как "выпадающий список" или "календарь":

 

Предварительный результат

 

Результат не плох, однако, остается еще одна проблема - случайная порча остального текста документа (от серьезной преднамеренной порчи, увы, защититься куда как сложнее). Чтобы защитить документ от случайного изменения мы воспользуемся той же закладкой "Разработчик", выбрав пункт "Защитить документ", а в нем включив элемент "Ограничить форматирование и редактирование":

 

Пункт "Ограничить форматирование и редактирование"

 

В результате откроется панель ограничения форматирования и редактирования, в которой мы последовательно:

  • Поставим галочку "Разрешить только указанный способ редактирования документа" и в качестве способа редактирования выберем "Ввод данных в поля форм"
  • Нажмем кнопку "Да, включить защиту" и в появившемся окне введем пароль защиты от редактирования.

 

Настройка параметров защиты документа

 

Все!!! Теперь документ позволяет вводить поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст (при этом введенные данные могут быть любой длины - текст автоматически будет переформатирован под вводимые значения).

Как видите, ничего сложного или требующего специальных навыков нет (так что, закладка "Разработчик", скорее является потенциальным "пугалом", нежели отражает реальное состояние вещей). Однако, мы посмотрели только на одну составляющую электронных форм (или, точнее, на один из плюсов, выделенных нами), и совсем ничего не рассмотрели по части упрощения автоматической обработки текстов. Я обязательно расскажу и об этом, но так как данный материал требует уже определенных навыков программирования его я решил вынести в отдельную статью.

P.S. Те, кому приходилось работать с подобными механизами в Word ранее, наверняка заметят, что ничего принципиального нового я не рассказываю - внедрять в документы элементы управления ActiveX или вставить custom поля можно было и раньше.

Я с этим соглашусь, но замечу, что есть несколько "но", которые, по-моему, очень серьезно меняют расклад, а именно:

  • В отличие от старых ActiveX элементов, новые представляют собой части разметки, а потому у них нет проблем с их позиционированием внутри текста, чем очень страдали последние. Были, конечно, еще и встроенные элементы, но те, увы, обладали очень ограниченной функциональностью (т.е. обойтись без ActiveX было практически не реально).
  • Второй аспект связан с более общими изменениями в Microsoft Office, а имено переходом на основанный на xml (и опубликованный!) язык разметки и стандартные deflate-файлы в качестве контейнеров. Что это дает? В первую очередь, возможность извлечения и обработки данных форм без использования клиентского API самого Office или встраивания специальных макросов в документ.

 

В продолжение темы:

 

Теги:

5-й ежегодный Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017

Ещё материалы автора

Похожие записи

Комментарии (60)

24 февраля 2009 г. 12:17  

25 февраля 2009 г. 08:16  

17 июля 2012 г. 13:29  

17 июля 2012 г. 14:38  

17 июля 2012 г. 15:15  

18 июля 2012 г. 08:52  

18 июля 2012 г. 09:42  

18 июля 2012 г. 12:47  

18 июля 2012 г. 13:18  

18 июля 2012 г. 14:32  

Александра, я очень рад (даже не верится, что спустя три года после написания к статье вновь возник такой интерес)!

 

По поводу вашего вопроса:

Я создала документ с такими формами для заполнения, но мне еще необходимо сделать форму для вставки в нее изображений, например моей фотографии. Скажите, пожалуйста, такое возможно? если да, то как?

 

Да, это сделать можно. Для вставки изображений на форму есть специальный элемент. В английской версии он называется Picture Content Control (русской у меня сейчас нет под руками).

Находится он там же, где и все остальные, т.е. на закладке "Разработчик", в группе "Элементы управления". Если посмотрите на вторую картинку в этой статье, то он - третий в первом ряду элементов управления (такая фотография от Polaroid).

 

Когда вы добавите его на форму у пользователя появится такая большая область, со значком картинки внутри. Когда пользователь будет щелкать по этой иконке у него будет открываться диалог выбора файла с изображением.

 

К сожалению большего я вам рассказать не могу, т.к. сам с подобным элементом не работал.

18 июля 2012 г. 15:12  

18 июля 2012 г. 15:44  

18 июля 2012 г. 17:05  

18 июля 2012 г. 17:42  

18 июля 2012 г. 23:35  

24 августа 2012 г. 14:35  

24 августа 2012 г. 15:13  

24 августа 2012 г. 16:27  

24 августа 2012 г. 18:10  

24 августа 2012 г. 21:14  

01 марта 2013 г. 23:46  

02 марта 2013 г. 08:41  

04 марта 2013 г. 18:43  

Михаил, добрый вечер! Спасибо за Ваш ответ, конечно, я подожду!

Не стоит восхищения, я просто спросила у Гугла - в какой программе делают документы, в которых можно заполнять поля данными, а InfoPath у меня установлен случайно - когда покупали лицензионный офис, видимо забыли сэкономить :))

А можно Вам задать еще вопрос про формы. Мне его Гуглу не сформулировать так, чтобы он выдал адекватный ответ, могу только "на пальцах":

можно ли в формах (допустим в Wordе?, или в чем возможно?) сделать такие группы полей, которые бы размножались в зависимости от ответа на предыдущий вопрос? и тогда становились обязательными?
т.е. если человек на вопрос
3.1. в скольких конференциях Вы участвовали за прошлый месяц (поле)
ответил - 0, то подпунктов нет,
ответил - в 3-х, то ему выдаются 3 группы полей для заполнения
3.1.1. дата (поле) город (поле) тема (поле)
3.1.2. дата (поле) город (поле) тема (поле)
3.1.3. дата (поле) город (поле) тема (поле)

если ответил - в 4-х, то они размножаются до 4-х ответов 3.1.1. - 3.1.4.
И если он уже ответил, что участвовал в стольки-то, то заполнение данных во всех подпунктах - обязательно. А если не хочет заполнять, скажем, 4ый подпункт, то пусть исправляет ответ в п.3.1. с 4 на 3.

Я понятно излагаю? Просто мне сразу после создания первой в жизни формы пришла в голову идея, что если ответов несколько, то я же заранее не знаю, сколько полей нужно сделать для ответов?

Посоветуйте мне, если сможете, какую-нибудь умную, но несложную книжку про это. 

04 марта 2013 г. 18:54  

можно ли в формах (допустим в Wordе?, или в чем возможно?) сделать такие группы полей, которые бы размножались в зависимости от ответа на предыдущий вопрос? и тогда становились обязательными?

Это уже некоторая логика поведения пусть и очень простая "если X, то сделать Y". Для Word это сделать скорее всего можно, но потребуется программирвоание.

 

Нужно понимать - Word инструмент, который не затачивался Microsoft для электронных форм. Для этого у Microsoft были InfoPath или web-формы на SharePoint.

 

Посоветуйте мне, если сможете, какую-нибудь умную, но несложную книжку про это.

Увы и ах, есть книги по конкретным продуктам - тому же InfoPath или SharePoint, но какой-то общей, типа "E-forms для всех" я не знаю.
И по Word, тоже ничего утишительного не присоветую.
 

 

04 марта 2013 г. 19:04  

05 марта 2013 г. 07:22  

05 марта 2013 г. 13:25  

05 марта 2013 г. 14:05  

Это Вы, типа, пошутили над ребенком, да?

Ни в малейшей степени.

Там по ссылке открывается не текст, а реклама, да еще и не по-русски.. :)))

Это сайт Amazon - одно из крупнейших Internet-магазинов книг. Так что теперь вы с ним знакомы и можете захаживать, когда вам понадобятся книги.

 

Увы, но правила данного ресурса запрещают выкладывать ссылки на контрофактный (пиратский) товар (это при условии, что я бы знал, где можно найти данную книгу помимо официального магазина).

 

А что касается языка, то тоже увы, я не знаю ни одной книги по InfoPath на русском, потому рекомендовать не решусь.

 

Попробуйте сами поискать отзывы, например, на такие книги:

P.S. И я правильно понимаю, что с решением на базе Word вы решили заязать (не устраивает по возможностям)? Если да, то имейте в виду, Office c InfoPath это версия Microsoft Office Professional Plus, которая стоит не дешево (процентов на 50% ваианта Standard).

05 марта 2013 г. 15:02  

14 марта 2013 г. 08:36  

21 сентября 2013 г. 18:08  

27 февраля 2015 г. 15:16  

27 февраля 2015 г. 16:36  

27 февраля 2015 г. 16:50  

27 февраля 2015 г. 18:02  

27 февраля 2015 г. 18:03  

28 февраля 2015 г. 09:56  

Отлично. Я рад, что все получилось.

Если отказаться от ActiveX, то чем пользоваться?

Вопрос хороший...

 

Для начала я бы убедился, что Word - в принципе подходящий инструмент для той задачи, которую вы решаете. Из того описания, что вы привели, у меня сложилось впечатление, что вы делаете нечто навроде опросника/анкеты для голосования. Я все же склонен считать, что это не совсем функция Word.

 

 

Вообще, мое мнение - формы в Word, это не полноценные электронные формы. Это всего лишь способ создавать документы с динамическими элементами. Вот, например, как в статье вверху, или вот в этих 2-х Таблицы в формах Word 2013 и Программная генерация документов-форм в Word (простите за невольную саморекламу).

 

 

Т.е. типичная задача: у нас есть шаблонный документ, который по большей части не изменяется совсем, но ряд элементов в документе все же меняются (или задаются на этапе создания). При этом мы хотим ограничить степень этой вариативности - например, давать выбирать значения только из списка...

 

 

Вот и получается, что под такие задачи подпадают:

 

 

  • шаблоны договоров
  • заявления
  • ... (хотел написать пресс-релизы, но подумал, что не оценят :) ).

 

Именно под такие задачи MS ввела в Word такие элементы как Content Controls (и они же заменили прежние ActiveX). Попутно мы получили: возможность легко и просто извлекать эти самые введенные элементы из документа (без всякого анализа текста и прочих ухищрений) и наоборот - задавать эти данные извне и на основе них генерировать готовые документы.

Но это, так сказать, лирика. Если вернуться к вашему вопросу "чем заменить", то я вижу такие варианты (это с ходу - нужно внимательно изучить каждый):

  1. Перейти на использование Content Controls
  2. Использовать специальные решения для электронных форм.

C Content Controls проблема в том (как я писал выше), что они не предназначены для задач кроме конструирования текста. Поэтому, например там не будет Radio Button, которыми вы пользовались. В качестве замены можно использовать выпадающий список, но в него большой текст не поместишь. Поэтому, как вариант делать так:

  • Текст вопроса
  • Тексты ответов промаркированные буквами/цифрами
  • Элемент выбора варианта ответа

Как на картинке:

Как видите, несколько неказистое решение...

Если же говорить о специальных инструментах, то тут надо знать специфику:

  • Что за документы/формы вы готовите
  • Как будете распространять
  • Как планируете обрабатывать результаты

Может статься, что вам проще занести вопросы в какой-нибудь Online-сервис (наподобие того, что есть у Google) и разослать всем ссылку на форму.

14 апреля 2015 г. 06:56  

14 апреля 2015 г. 09:39  

16 апреля 2015 г. 18:09  

17 апреля 2015 г. 07:56  

17 апреля 2015 г. 13:10  

24 июня 2015 г. 08:38  

24 июня 2015 г. 11:33  

24 июня 2015 г. 16:46  

03 октября 2016 г. 20:25  

04 октября 2016 г. 09:44  

08 декабря 2016 г. 14:32  

08 декабря 2016 г. 15:20  

08 декабря 2016 г. 15:31  

 

Опишите пожалуйста :) Попробую.

А вообще, если еще и это можно, то еще вот что хотел бы, чтобы вводить одну цифру (стоимость аренды в день) а ниже он выводил ее словами, и еще ниже считал столько дней была оказана услуга, у меня там в одном месте выше есть два поля "даты", заезд-выезд, разница между датами и есть количество дней, и тоже выводил ИТОГО словами :)

Простите за столько требований :) И спасибо!!!

 

09 декабря 2016 г. 12:14  

10 декабря 2016 г. 16:21  

Сохранить комментарий Предпросмотр

 

Сейчас обсуждают

Подписка на анонсы:

Ежедневная подписка. Другие виды подписок доступны при регистрации.

Вверх


Закрыть ... [X]

Как в Word проставить нумерацию как в ворде сделать Картинки маникюр чёрный френч

Как в word 2007 сделать номера страниц Как в word 2007 сделать номера страниц Как в word 2007 сделать номера страниц Как в word 2007 сделать номера страниц Как в word 2007 сделать номера страниц Как в word 2007 сделать номера страниц